So gelingt das beste Projekt des Jahres

SO GEHT (nicht nur) WEIHNACHTEN –
Tipp 1: Ziele & Nicht-Ziele

Definieren Sie Ziele! Ihr Projekt wird schließlich und endlich (auch) am Grad der Zielerreichung gemessen. Ziele bilden aber auch die Basis für die gesamte weitere Planung. Ziele sollten daher:

? sehr sorgfältig und präzise definiert werden,

? realistisch, erreichbar, klar, verständlich und

? evaluierbar sein.

? Tipp: Definieren Sie Ziele aus Perspektive eines zukünftigen Nutzens!

Nicht-Ziele grenzen bestimmte Themen ausdrücklich aus dem Projekt aus – dadurch können bewusst Erwartungshaltungen gesteuert werden.

SO GEHT (nicht nur) WEIHNACHTEN –
Tipp 2: Abgrenzung & Kontextanalyse

? Mit der Projektabgrenzung und -kontextanalyse stimmen Sie die unterschiedlichen Sichtweisen im Team ab und bringen alle auf denselben Informationsstand.

? Sie geben eine Übersicht über das Projekt (Grobplanung) und bilden die Basis für die weiteren Planungsschritte.

? Mit den 3 Schritten der Abgrenzung definieren Sie die Systemgrenzen des Projekts („Nur was abgrenzbar ist, ist auch planbar!“)

? Mit den 3 Schritten der Kontextanalyse klären Sie den zeitlichen, sachlichen und sozialen Zusammenhang des Projekts.

So geht die Abgrenzung & Kontextanalyse:

? Zeitliche Abgrenzung: Start- & Abschlussereignisse grenzen das Projekt zu der Vor- und Nachprojektphase ab

? Bei der sachlichen Abgrenzung werden Ziele und Nicht-Ziele, die Hauptaufgaben (Phasen) und das Budget definiert

? In der sozialen Abgrenzung wird in einem Erstansatz die Projektorganisation geplant

? Die Betrachtungsobjekte der zeitlichen Kontextanalyse sind die Vor- und Nachprojektphase

? Bei der sachlichen Kontextanalyse werden die Beziehungen zu anderen Projekten und zur Unternehmensstrategie identifiziert

? Bei der sozialen Kontextanalyse werden die sozialen Umwelten (Stakeholder) identifiziert und vertiefend in der  Stakeholderanalyse betrachtet

SO GEHT (nicht nur) WEIHNACHTEN –
Tipp 3: Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan (PSP) ist

?eine der wichtigsten Planungs- und Controllingmethoden

? das zentrale Kommunikationsinstrument im Projekt

? eine strukturierte Darstellung aller Leistungen, die zur Zielerreichung notwendig sind

? die Basis für die weitere Projektplanung (Terminplanung, Verteilung von Verantwortlichkeiten, Ressourcenplanung, Kostenplanung, Projektdokumentation) und das Leistungscontrolling

Tipps zum PSP:

? Erstellen Sie den PSP im Projektteam

? Die Projektmanagement-Phase ist ein wesentlicher Bestandteil des PSP – optimal sind 5 – 10 Phasen

? Arbeitspaketbezeichnung ist tätigkeitsorientiert, Arbeitspaketgröße ist plan- und steuerbar sowie einer Person zuordenbar

? Zyklische Überarbeitung im Rahmen des Projektcontrollings!

SO GEHT (nicht nur) WEIHNACHTEN –
Tipp 4: Eine gemeinsame Sichtweise (Wirklichkeit)

„Es gibt nichts Praktischeres als eine gute Theorie!“ (Kurt Lewin). Lassen Sie uns ein wenig Theorie als Reflexionsmöglichkeit nützen, um neue Perspektiven für unser praktisches Handeln zu erschließen:

? Jeder Mensch ist einzigartig und hat sein eigenes Modell der Welt (eigene subjektive Realität)

? „Es gibt keine objektive Wirklichkeit, sondern nur subjektive Konstruktionen der Wirklichkeit.“ (Paul Watzlawick)

? Jeder erschafft sich auf Basis eigener Erfahrungen und Geschichte ein eigenes Bild von der Welt

? Beobachtung ist abhängig von Beobachter – „Intersubjektivität“ statt Objektivität

? Gemeinsame Wirklichkeit: „Wahrheiten“ werden von Menschen und ihren Wahrnehmungen erzeugt

In Projekten ist es daher besonders wichtig in der Startphase die unterschiedlichen Sichtweisen der Projektteammitglieder abzugleichen und Raum für die Konstruktion einer gemeinsamen Wirklichkeit zu schaffen. Ein:e Projektleiter:in soll für die Erarbeitung des „Big Project Pictures“ sorgen!

SO GEHT (nicht nur) WEIHNACHTEN –
Tipp 5: Projektorganisation und Projektkultur

? Ausgehend von der sozialen Projektabgrenzung wird das Projektteam gestaltet (Integration der notwendigen Beteiligten)

? Das Projektorganigramm stellt die Aufbauorganisation des Projekts dar

? Es klärt, wer in welcher Rolle im Projekt mitarbeitet und stellt die Beziehung der Rollenträger zueinander dar

? Die Projektorganisation soll der Komplexität des Projekts entsprechen

? Rollenbeschreibungen geben den Beteiligten Klarheit über ihre Befugnissen und Verantwortlichkeiten im Projekt

? Relationale Rollendefinitionen leisten einen Beitrag zur Vorbeugung von Rollenkonflikten

? Durch den Aufbau projektspezifischer Kommunikationsstrukturen wird eine geplante und adäquate Kommunikation im Projekt sichergestellt

? Verhaltenserwartungen können auch in den Spielregeln dokumentiert werden

? Die Etablierung einer spezifischen Projektkultur dient der Konfliktprävention

SO GEHT (nicht nur) WEIHNACHTEN –
Tipp 6: Teamentwicklung

Eine Ansammlung von Menschen macht noch kein Team aus. Ein Team ist im Gegensatz zu einer Gruppe auf ein Ziel und die gemeinsame Aufgabenerfüllung ausgerichtet. Daher müssen auch Projektteams im Rahmen eines Projektstarts gebildet und entwickelt werden.

Die Beobachtung und Thematisierung der Teamentwicklung vor allem am Beginn, aber auch während des Projektes, ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Teams, die die Entwicklung auf die Stufe Performing nicht schaffen oder wieder auf frühere Phasen zurückfallen, verwenden sehr viel Energie und Zeit für interne Diskussionen und Positionskämpfe. Die Zufriedenheit im Team ist in solchen Fällen dann sehr gering, was sich wiederum auf die Leistung und den Output auswirkt.

Tipps, um ein Team so schnell wie möglich in die Performing Phase zu bekommen:

? Sorgen Sie für günstige Rahmenbedingungen zur Teamentwicklung (Spielregeln, Projektlogo, Slogan)

? Machen Sie den Status der Teamentwicklung sichtbar und zum Thema (Soziales Controlling, Team-Uhr)

? Machen Sie klar sichtbar, dass der:die Projektleiter:in für die Teamentwicklung verantwortlich ist (Verantwortungsmatrix)

SO GEHT (nicht nur) WEIHNACHTEN –
Tipp 7: Mit Kanban den Workflow optimieren

Kanban macht Arbeitsabläufe flexibler, limitiert den Work in Progress, optimiert den Workflow, führt evolutionäre Verbesserungen durch und steigert so letztendlich die Qualität und Produktivität des Endproduktes.

Das bekannteste Kanban-Element ist wahrscheinlich das Kanban-Board: Es besteht (in seiner einfachsten Form) aus den 3 Spalten „To‑do“, „Doing“ und „Done“, die den Workflow darstellen sollen. Es stellt einen wichtigen Informationsknoten dar, mit dem Informationen schnell weitergeleitet und Engpässe oder Schwierigkeiten im Workflow sichtbar gemacht werden.

Kanban Grundprinzipien:

? Beginnen Sie mit dem, was Sie jetzt tun

? Streben Sie inkrementelle, evolutionäre Veränderungen an

? Berücksichtigen Sie aktuelle Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten

? Fördern Sie Leadership auf allen Ebenen

SO GEHT (nicht nur) WEIHNACHTEN –
Tipp 8: Projektcontrolling

Projekte sind dynamisch. Änderungen KÖNNEN sich daher nicht nur, vielmehr WERDEN sie sich während der Laufzeit ergeben. Mögliche (Fehl-)Entwicklungen frühzeitig erkennen und geeignete Steuerungsmaßnahmen rechtzeitig ergreifen – Projektcontrolling macht’s möglich! Hier ein paar Last-Minute-Tipps:

?Controlling erfolgt im Projektteam

?Zyklisches Projektcontrolling!

? „Nur was geplant ist, kann auch controlled werden“ – Detailierungsgrad gemäß Projektkomplexität

? Hard Facts (Ziele, Leistungen, Termine, Kosten/Ressourcen) UND

? Soft Facts (Projektorganisation und -kultur sowie Projektkontext, also Stakeholder und andere Projekte)!

SO GEHT (nicht nur) WEIHNACHTEN –
Tipp 9: Manchmal ist auch der Weg das Ziel

Alle, die unsere (Erfolgs)Serie „Projekt X-MAS: So gelingt Weihnachten“ bereits mitverfolgt haben, haben es längst bemerkt: Auch bei Weihnachten geht’s (nur ein bisschen) um Projektmanagement und -teamarbeit, aber ganz viel ums Freuen und ums gemeinsame Zeit verbringen.

So haben auch wir viel Liebe in unser vorweihnachtliches Projekt gesteckt, das Ziel trotzdem nicht ganz aus den Augen verloren, aber uns letztendlich doch auf das Wesentliche konzentriert: DAS MITEINANDER.

In diesem Sinne: Ganz viel Miteinander und frohe Weihnachten!

Das wünscht Ihnen Ihr PMCC Consulting Team